Office Offline o Office Online, questo è il dilemma

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Sappiamo tutti che, anche in Informatica, esistono le mode. Qualche moda è passeggera, altre si trasformano e diventano una commodity a cui è difficile rinunciare. Sono le suite Office Online, nate come una moda ma diventate immediatamente uno strumento insostituibile per milioni di persone che lavorano in mobilità, hanno l’accesso a Internet, non vogliono installare un software come OpenOffice e pagare la licenza a Microsoft per la suite Microsoft Office. Sono gratuite (la maggior parte), offrono strumenti di collaborazione, semplificano la condivisione online e facilitano lo scambio di opinioni con altri autori grazie alla funzione Commenti.

Quando utilizzarle ? Quando farne a meno ? L’approfondimento di quest’oggi è dedicato a chiunque volesse saperne di più sulle Suite Office online. Vengono analizzati i PRO e CONTRO di Google Documenti (Google Drive), applicazione nella nuvola molto attraente per gli individui e le piccole imprese e Office Web Apps, la versione online di Microsoft Office .

Premessa

  1. Google Documenti e Office Web Apps non sono le uniche Suite a fornire soluzioni per la produttività. Google Docs (Google Drive) e Office Web Apps godono della compagnia di di Zoho, ThinkFree, Live Documents, Peepel, gOffice e tantissime altre Suite Online.
  2. Affermare che il Cloud possa eliminare una volta per tutte il vecchio MS Office Offline (o OpenOffice) oppure  l’obbligo di creare una copia di sicurezza dei propri documenti è un’affermazione inesatta. L’utente deve creare una copia di sicurezza dei propri documenti sul proprio PC poichè chi ha “creduto ciecamente” nel cloud, seguendo i “consigli” di chi invita a spostare i propri documenti online, perderà in produttività non appena il proprio ISP avrà problemi di connettività (problemi di connettività = non è possibile accedere ai propri documenti = perdita di produttività).
  3. L’utente che fa affidamento ai vari Office Online rischia problemi di sicurezza scegliendo password di accesso poco robuste.

I prodotti

  • Google: Google Documenti, una suite office discreta.
    Prodotti associati: Google Drive, Google Apps, Gmail, Google Calendario, Google Contatti, Google Tasks.
  • Microsoft: Microsoft Web Apps, una soluzione online compatibile Microsoft Office.
    Prodotti correlati: Outlook, SkyDrive

Caratteristiche

Google Documenti:

  • Creazione, modifica e gestione file Office, condivisione, creazione fogli di calcolo, presentazioni e disegni.
  • Visualizzazione e condivisione immagini, PDF, video, file audio e documenti.
  • Supporto OCR.
  • Ottime funzioni di collaborazione online.
  • Ricerca eccellente.
  • Semplici e immediate funzioni per creare una cartella, spostarla, rinominarla o condividerla con uno o più utenti in lettura o lettura-scrittura.
  • Integrazione Google Drive.
  • Problemi nel riconoscere la formattazione di determinati documenti creati con Microsoft Office.

Per gli utenti di Google Docs, soprattutto gli utenti aziendali, Google Docs può essere una soluzione completa per l’ufficio. E’ bene integrata con Gmail, Google Apps, Google Calendar così come un sacco di applicazioni di terze parti sul Marketplace di Google Apps . Rispetto a Microsoft Office / Exchange, la soluzione di Google è molto più economica e flessibile, quindi è accolta con favore dalle piccole imprese. Sulla base delle dichiarazioni di Google, ci sono più di 3 milioni di utenti aziendali di Google Apps.

Screenshot - Google Docs

Google ha lanciato anche un client per Android e iOS chiamato Google Drive ma è possibile modificare solo i file e visualizzare  i documenti caricati online. Non sono disponibili funzioni di modifica dei documenti Word, Excel o PowerPoint.

  • Lavorare offline : Si susseguono ogni anno annunci e indiscrezioni su una possibile versione di Google Documenti per gli utenti che vogliono lavorare in assenza della connessione a Internet. Tale funzione viene messa a disposizione dei soli utenti Google Chrome ma è parziale e non è disponibile per gli altri Browser.
  • Commenti : Trattandosi di una suite di applicazioni orientate alla produttività online, vengono messi a disposizione strumenti che facilitano la stesura documenti con altri autori e la pubblicazione di commenti all’interno degli stessi.

Office Web Apps:

  • Creazione di file Word, Excel, PowerPoint e OneNote con compatibilità con Microsoft Office.
  • Visualizzazione e condivisione foto e video.
  • Collaborazione base.
  • Copia e incolla di elementi dal Web.
  • Supporto touch e commenti.

Microsoft Web Apps non ha nulla da invidiare rispetto Google Documenti e il recente aggiornamento che risale a qualche giorno fa riapre i giochi facendo pendere l’indice del gradimento a favore di Redmond. Per utilizzare Office Web Apps dobbiamo disporre di un account Live e collegarci a SkyDrive dopodiché possiamo creare documenti Word, Excel, PowerPoint o OneNote online. L’interfaccia utente è identica alla versione Desktop e i documenti sono identici a quelli che vengono visualizzati utilizzando qualsiasi versione di Microsoft Office.

 

Screenshot - Office Web Apps

Il più grande vantaggio di Microsoft Web Apps è che possiamo connetterci senza problemi da Microsoft Office 2010 o Microsoft Office 2013, il che significa che l’utente può utilizzare Microsoft Office 2010 o Office 2013 per creare e modificare un file e salvarlo direttamente sullo spazio SkyDrive online. Inoltre, tutti i file di lavoro su SkyDrive possono essere aperti direttamente da Office 2010 o Office 2013. Anche Google offre l’integrazione con Office 2010 (niente ancora per Office 2013), il plugin da scaricare si chiama Google Cloud Connect ed è in grado di fornire le stesse funzionalità di SkyDrive all’interno di Office 2007 o Office 2010.

Conclusione

Qual è il migliore, Google Docs o Office Web Apps ?

Per i singoli utenti

  • Se sei un fan del cloud computing e non hai mai utilizzato Microsoft Office, Google Documenti è la scelta perfetta.
  • Se ti piace Microsoft Office e vuoi lavorare in locale, condividere documenti online e beneficiare dell’archiviazione nel cloud, Microsoft Office + SkyDrive dovrebbe essere la tua scelta.

Per gli utenti aziendali

Per le piccole imprese, la Suite Office offerta da Google potrebbe costare molto meno rispetto a una soluzione Microsoft Office, e offrire una collaborazione maggiormente efficace.

Per approfondire

Google Documenti

Microsoft Office Web Apps

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