Una nuova ricerca effettuata da AIIM Research rivela che il 90% delle organizzazioni utilizza il formato PDF per l’archiviazione a lungo termine dei documenti scannerizzati. Ulteriore dato fornito dall’analisi di AIIM Research è che l’89% dei documenti vengono convertiti dal formato Office al PDF per poi archiviarli o condividerli. Il risultato non è sorprendente ma è quantomeno interessante scoprire che la carta viene ancora utilizzata dal 100% delle organizzazioni. Quando si è chiesto dei piani per i prossimi anni la risposta è stata il formato PDF (uso del 93%) mentre la carta è scesa al 77%.

Lo storage su microfilm o fiche viene ancora utilizzato dal 43% delle organizzazioni ma anche qui è previsto un calo arrivando a toccare il 28% nei prossimi 5 anni. Continuando a parlare di immagazzinamento media il 34% delle organizzazioni è già dedita allo storage dei video e tale percentuale è prevista ad aumentare toccando il 47% nei prossimi 5 anni. Il discorso è simile ai video se ci inoltriamo nel settore dello storage audio, la percentuale è destinata a salire dal 30% al 37%.

Stando a quanto ha affermato Betsy Fanning (Direttore di AIIM), il rapido sviluppo ma anche la rapida accettazione del formato PDF dipende dal supporto, sviluppo, standardizzazione ma anche al fatto che i files PDF sono “autonomi”  (self-contained), ciò significa che non necessitano di font esterni o hyperlinks. Il formato PDF è poi un wrapper per le immagini scannerizzate, questo perchè sarà possibile convertire i documenti in ulteriori formati. Il formato PDF è diventato uno standard ISO nel 2005 ma il vero boost è dell’anno scorso quando il formato PDF è statto rilascio come un “open ISO standard” (Fanning). PDF è un ottima scelta per l’archiviazione di documenti elettronici e performa meglio rispetto l’archiviazione standard nel formato originale in cui è stato salvato il documento.

AIIM ha effettuato la ricerca anche con un fine, offre alle Aziende che cercano una soluzione di storage a lungo termine dei Certificati AIIM ERM Certificate dopo aver conseguito assieme loro un training. Il programma copre diversi aspetti come lo scheduling della retention, teniche di preservazione digitale, legislazione e standards. AIIM offre anche corsi in aula relativi al formato PDF. Maggiori dettagli sono disponibili su www.aiim.org/training.

Il report di AIIM Market può essere scaricato da http://www.aiim.org/capture ed è stato supporato da ABBYY, Kodak, Mark Logic, Thunderhead e Visioneer.

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